経理担当者が日々処理している伝票や請求書、領収書の山に追われ、「もっと効率よく管理できないだろうか」とお悩みではないでしょうか。紙の書類を扱い続ける従来のやり方は、コスト面でも業務効率の面でも大きな課題を抱えています。経理業務のペーパーレス化は、電子帳簿保存法の改正を背景に、企業規模を問わず取り組むべきテーマとなりました。
本記事では、ペーパーレス化が求められる背景や関連する法律、メリット・デメリット、そして具体的な進め方のポイントを解説します。
Contents
経理業務の伝票処理などペーパーレス化が求められる背景と法律
経理業務のペーパーレス化が求められる最大の理由は、電子帳簿保存法の改正にあります。電子帳簿保存法は1998年に施行された法律で、帳簿書類の電子保存を目的として策定されました。2022年1月の改正では保存要件が大幅に緩和され、すべての事業者に対して電子取引のデータ保存が義務化されています。
この改正では事前承認制度の廃止やスキャナ保存の要件緩和も実施され、ペーパーレス化を開始するハードルが大きく下がりました。SDGsの浸透によって世界的にサステナブルな社会への要請が高まっている点も、企業に電子化を促す追い風となっています。
加えて、生産年齢人口の減少によって多くの業界で人手不足が深刻化しており、限られた人員で業務を推進するための効率化は避けられない経営課題です。紙ベースの伝票処理やファイリング作業は生産性向上の大きな障壁であり、ペーパーレス化はその打開策として注目されています。
経理業務をペーパーレス化するメリット
経理業務をペーパーレス化するメリットは、以下のとおりです。
- 印刷代や保管スペースなどコストの削減
- 検索性の向上による経理業務の効率化
- 多様な働き方の実現とセキュリティの強化
ペーパーレス化がもたらす3つのメリットについて、詳細をみていきましょう。
1.印刷代や保管スペースなどコストの削減
経理業務をペーパーレス化する最大のメリットは、幅広いコストの削減につながる点です。具体的には、用紙代やプリンターのインク代、印刷代に加え、書類を郵送するための切手代や封筒代も不要になります。電子領収書であれば収入印紙の貼付も不要なため、印紙代の節約にもつながります。
書類を電子データで保存すれば、物理的な保管スペースを維持する必要はありません。保管用に外部の倉庫を借りている場合は倉庫代も削減でき、オフィスの省スペース化にも貢献します。法人は原則として7年間の書類保管義務があるため、増え続ける書類の保管スペースを削減できるメリットは非常に大きいといえるでしょう。
2.検索性の向上による経理業務の効率化
ペーパーレス化は、書類の検索性を飛躍的に向上させ、経理業務全体の効率化に直結します。電子帳簿保存法では、データ保存の際に取引年月日、取引金額、取引先名の3項目を入れて検索機能の要件を満たさなければなりません。ファイル名や取引年月日などの情報をもとにシステム上で瞬時に該当書類を検索できるため、書類探しにかけていた手間や時間を大幅に短縮できます。
伝票の整理やデータ入力、金額の集計といった定型作業を電子化すれば処理の自動化が可能で、月次決算の迅速化にもつながります。手作業が減少して人的ミスも削減されるため、経理担当者の精神的負担が軽減される点も大きな利点です。
3.多様な働き方の実現とセキュリティの強化
ペーパーレス化は、経理部門におけるテレワークの実現に大きく貢献します。電子データはインターネット経由でアクセスできるため、場所や時間に縛られない働き方が可能です。クラウド上で書類を扱えるようになれば、育児や介護など家庭の事情がある従業員でも業務時間を確保しやすくなり、人材確保の面でもプラスに働きます。
セキュリティ面では、アクセスする書類に閲覧制限を設定して部外者の閲覧を防止できます。電子データはアクセス権限の設定やログ管理が容易なため、いつ誰が閲覧・編集したのかをすべて記録に残せる点も見逃せません。紙書類の紛失による情報流出のリスクと比べると、適切に管理された電子データのほうが安全性は高いといえるでしょう。
経理業務をペーパーレス化するデメリット
経理業務をペーパーレス化するデメリットは、以下のとおりです。
- ツールやシステム導入に伴う初期費用の発生
- システム環境や通信障害による業務への影響
- 従業員のITリテラシー不足で非効率になるリスク
メリットだけでなくデメリットも正しく把握した上で、導入を検討しましょう。
1.ツールやシステム導入に伴う初期費用の発生
ペーパーレス化の代表的なデメリットは、ツールやシステムの導入に伴う初期費用の発生です。タブレットを数台購入する程度であれば比較的容易ですが、社内ネットワークの構築やセキュリティ環境の整備など、付随する環境構築が必要な場合は負担が大きくなります。クラウドストレージの利用料やソフトウェアの更新費用など、毎月発生するランニングコストも考慮しなければなりません。
ただし、システムやツールの導入により作業効率のアップや人件費の削減にもつながるため、中長期的に見るとトータルコストを削減できるケースが多いです。国や自治体の補助金制度を活用すれば、初期投資の費用を抑えられる可能性もあるため、積極的に情報を収集しましょう。
2.システム環境や通信障害による業務への影響
ペーパーレス化を進めると、業務がシステムやネットワーク環境に依存する点もデメリットのひとつです。ネットワークやシステムにトラブルが発生した場合、データの共有や検索、閲覧ができなくなるリスクがあります。近年はランサムウェア攻撃の標的にされる事例も増えており、保存データが不正に暗号化されて使用できなくなる危険性も存在します。
定期的なバックアップや強固なセキュリティ対策に加え、予備のデバイスを常時用意しておくなど、さまざまなシチュエーションを想定した備えが必要です。停電やハードウェアの故障などシステム障害の原因は多岐にわたるため、事前のリスク管理体制を整えておきましょう。
3.従業員のITリテラシー不足で非効率になるリスク
従業員のITリテラシーが不足していると、ペーパーレス化がかえって非効率を招く場合があります。IT機器やツール、システムの利用に慣れていない従業員が多い企業では、操作ミスや業務の遅延が発生し、ペーパーレス化の効果を実感しにくくなります。新たな業務フローを習得するまでに時間がかかるため、効率化を実現するまでに想定以上のコストや労力が必要になるケースもあるでしょう。
スムーズにペーパーレス化を進めるためには、経理業務および関連部署に対して事前の研修や教育を手厚く実施する工夫が求められます。ITに不慣れな従業員でも直感的に操作できるシンプルなシステムを選定すれば、定着までの期間を短縮できます。
経理業務のペーパーレス化を進める際のポイント
経理業務のペーパーレス化を進める際のポイントは、以下のとおりです。
- 電子帳簿保存法に対応したシステムの選定
- 取引先への案内文作成や社内ルールの整備
- スモールスタートによる段階的な導入
それぞれのポイントについて、具体的な進め方を紹介します。
1.電子帳簿保存法に対応したシステムの選定
ペーパーレス化を成功させるには、電子帳簿保存法に対応したシステムの選定が欠かせません。JIIMA認証を取得したソフトウェアやサービスを使えば、電子帳簿保存法の細かな要件を深く把握していなくても法令に準拠した税務処理が可能になります。JIIMA認証には、電子帳簿ソフト法的要件認証や電子取引ソフト法的要件認証など複数の種類があるため、自社に必要な要件を満たしたシステムか事前に確認してください。
自社の規模や業態との相性を検証し、会計とソフトウェアの両方の観点から必要な機能を備えているか見極めるのがシステム選定のポイントです。認証を受けた製品の一覧はJIIMAのホームページや国税庁のサイトで確認できるため、導入前に必ずチェックしましょう。
2.取引先への案内文作成や社内ルールの整備
ペーパーレス化を進める際は、取引先への案内と社内ルールの整備を並行して行う必要があります。外部とやり取りする書類は取引先の規模や経理体制によって形式が異なるため、場合によっては自社に都合のよい形式への転換を提案する必要も出てきます。電子請求書や電子領収書への切り替えを依頼する案内文を作成し、取引先の理解と協力を得ましょう。
データ化する基準やファイル名の付け方が人によって異なっていると、ペーパーレス化を進めてもその後の継続した運用がしにくくなります。新たに社内での文書管理の基本ルールを作り、データ化と廃棄基準のガイドラインを定めておく必要があります。
3.スモールスタートによる段階的な導入
ペーパーレス化は一度にすべてを電子化するのではなく、段階的に進めるのが成功の秘訣です。日常的に扱う頻度が高く業務効率への影響が大きい書類から着手すれば、効果を早期に実感できます。請求書や領収書、経費精算など、とくに処理量が多い業務から取り組むのがおすすめです。
扱う書類の数が少ない部署や特定の業務に限定してシステムを導入し、軌道に乗ってきた段階でほかの業務へ徐々に浸透させていくのが効果的です。具体的な数字でコスト削減効果や作業時間の短縮幅を見える化すれば、ペーパーレス化の定着やさらなる推進にもつながりやすくなります。
経理業務のペーパーレス化なら経理代行サービス「ラクして経理」がおすすめ
どうしても社内での体制改善が難しい場合は、プロフェッショナルである経理代行サービスの活用が有効です。ペーパーレス化の導入から運用まで一括してサポートする手段として、株式会社クラウドソリューションの「ラクして経理」を利用するのがおすすめです。
最新の経理システムやAIを活用しつつ、導入から運用まで人の手で丁寧にサポートしてくれる強みを持っています。
対応可能な主な業務は、以下のとおりです。
- クラウド会計導入支援
- 試算表の早期作成
- 給与計算
- 経費精算
- 請求書発行
- 振込代行
経理担当者が抱える一般的な業務はほぼすべて代行可能であり、人件費の削減や本来のコア業務へ集中できる環境が整います。
実務を担当するスタッフは熟練のプロフェッショナルばかりであり、常に高水準で正確な業務品質を維持してくれます。ベテランの厳しい目で確認作業が行われるため、社内で発生しがちなケアレスミスや入力間違いの不安からも解放されるでしょう。
さらにAI機能を最大限に活かし、経営判断に必要な試算表をスピーディに提供してもらえる利点も備えています。
まとめ
経理業務のペーパーレス化は、電子帳簿保存法の改正を背景に、すべての企業にとって避けられない取り組みとなっています。コスト削減や業務効率化、テレワークの実現など多くのメリットがある一方で、初期費用の発生やシステム障害のリスク、従業員のITリテラシー不足といったデメリットも存在します。
ペーパーレス化を成功させるためには、電子帳簿保存法に対応したシステムの選定と社内ルールの整備が不可欠です。まずは処理量の多い書類からスモールスタートで段階的に導入し、効果を実感しながら全社へ展開していきましょう。
監修者
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甲田拓也 (公認会計士税理士甲田拓也事務所 代表)
早稲田大学卒業後、PwCグローバルファームや個人会計事務所を経て現事務所を設立。節税、資金繰り、IPO・マーケ支援を行うプロ会計士として活動。YouTubeでも情報発信中！ |