経理担当者が急に不在となった際、業務が滞ってしまうリスクにお悩みではないでしょうか。特定の社員に依存する「属人化」は、多くの企業が抱える深刻な経営課題です。まずは現状を正しく把握し、リスクのない健全な経理体制を目指して動き出しましょう。
本記事では、経理業務が属人化する原因や放置するリスク、具体的な解消ステップを解説します。この記事を読めば、誰でも業務ができる仕組み作りのヒントが得られ、安定した組織体制を構築できるようになります。
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そもそも経理の「属人化」とはどのような状態か？
経理における属人化とは、特定の担当者に業務が集中しており、その人以外は手順や進捗を把握できていない状態です。
ここでは、属人化の定義と専門性との違いについて、詳細をみていきましょう。
特定の担当者しか業務の手順や進捗を把握していない
経理業務における属人化とは、特定の担当者に仕事が依存しており、その人以外は業務内容がわからない状態を指します。たとえば請求書の処理手順や取引先ごとの特別な対応ルールなどが、担当者の頭の中にしか存在しないケースです。
このような状況では、担当者が不在になると誰も業務を進められず、会社全体の動きが止まってしまう恐れがあります。属人化は組織としての透明性を欠き、継続的な事業運営において大きな足かせとなりかねません。
「専門性が高い」のと「属人化している」のは別物である
「業務の専門性が高い」のと「属人化している」のは、似ているようでまったく異なる状態です。専門性が高いとは、高度な知識や技術が必要であっても、マニュアルや教育体制が整っており、ほかの人でも習得可能な状態を指します。
一方で、属人化は、ノウハウが共有されず、特定の個人だけが独占的に業務を行っている閉鎖的な状況です。適切に標準化され、誰かが代行できる仕組みがあれば属人化とはいえません。
なぜ経理業務は属人化しやすいのか？主な3つの原因
経理業務が特定の人に依存しやすいのには、明確な理由があります。主な原因を挙げると、以下の3つが考えられます。
- 専門的な知識や経験が必要で代替要員が育ちにくい
- 業務が複雑化しておりマニュアル作成が進んでいない
- 閉鎖的な環境で業務プロセスがブラックボックス化している
なぜ経理は属人化しやすいのか、その3つの原因について詳しく解説します。
専門的な知識や経験が必要で代替要員が育ちにくい
経理業務は簿記の知識や税法の理解など専門的なスキルが求められるため、誰でもすぐに担当できるわけではありません。そのため、一度担当が決まると長期間固定されやすく、ほかの社員が業務を覚える機会が失われがちです。
結果として特定の社員だけが経験を積み重ね、ほかの人が手出しできない状況が自然と作られてしまいます。育成に時間がかかる点も、代替要員を確保しにくい大きな要因といえるでしょう。
業務が複雑化しておりマニュアル作成が進んでいない
日々の業務に追われる中で、マニュアル作成や業務フローの整備といった「緊急ではないが重要な業務」は後回しにされがちです。とくに経理は例外的な処理や突発的な対応が多く、それらをすべて文書化するには多大な労力を要します。
その結果、マニュアルが存在しないか、あっても内容が古いままで役に立たないという状況に陥ります。手順書がないため業務の引き継ぎも口頭ベースとなり、属人化がさらに加速してしまいます。
閉鎖的な環境で業務プロセスがブラックボックス化している
経理部門は情報の機密性が高く、他部署との交流が少ない閉鎖的な環境になりやすい傾向があります。そのため業務プロセスが外部から見えにくく、担当者がどのような手順で仕事を進めているのか誰も把握できません。
この「ブラックボックス化」が進むと、非効率なやり方が定着していても、周囲が指摘したり改善したりするのが困難になります。担当者自身も自分にしかできないと思い込み、情報を抱え込んでしまう悪循環が生まれます。
属人化を放置することで生じる4つの経営リスク
属人化を解消せずに放置していると、企業経営において重大なトラブルを引き起こす可能性があります。想定される主なリスクは以下の4つです。
- 担当者の急な休職・退職時に業務が完全にストップする
- 業務内容が不透明になり不正の温床になる可能性がある
- 無駄な作業が見えなくなり業務効率や生産性が低下する
- ノウハウが組織に蓄積されず採用・教育コストが増大する
ここでは、属人化が引き起こす4つの経営リスクについて、詳細をみていきましょう。
担当者の急な休職・退職時に業務が完全にストップする
最も直接的なリスクは、担当者が病気や怪我、あるいは退職によって突然不在になった場合に業務が停止してしまう点です。請求書の発行や給与計算など、期限のある重要な業務が滞れば、取引先や従業員からの信用を一瞬で失いかねません。
引き継ぎが十分に行われないまま担当者がいなくなると、残された社員は何をどうすればよいかわからず途方に暮れてしまいます。事業継続の観点から見ても、特定個人への過度な依存は避けるべき重大な経営課題です。
業務内容が不透明になり不正の温床になる可能性がある
特定の担当者しか業務内容を知らない状態は、不正が発生しても発見されにくい環境を作り出してしまいます。一人の担当者が最初から最後まで処理を完結させている場合、横領や改ざんのリスクが高まります。
誰もチェックできない状況は、担当者に魔が差す隙を与えてしまうだけでなく、不正を疑う機会さえ奪ってしまいます。企業のガバナンスを守るためにも、業務の透明性を確保し、相互牽制が働く仕組みが必要です。
無駄な作業が見えなくなり業務効率や生産性が低下する
属人化している業務は、長年の慣習や担当者の独自のやり方で行われているケースが多く、非効率な作業が含まれている可能性があります。しかし誰もそのやり方に口を出せないため、無駄な手順や重複作業がそのまま放置され続けてしまいます。
その結果、組織全体の生産性が低下し、本来であればもっと短時間で終わるはずの業務に多くの時間を費やす事態になります。業務プロセスが見えないとITツールの導入や改善策の検討も進まず、時代遅れのやり方が温存されてしまいます。
ノウハウが組織に蓄積されず採用・教育コストが増大する
業務のノウハウが個人に依存していると、その人が退職した瞬間に会社としての知見や経験も失われてしまいます。新たに人を採用しても教えられる人がいないため、また一から手探りで業務を構築しなければなりません。
このようにノウハウが蓄積されない組織では、人が入れ替わるたびに教育コストがかさみ、業務レベルも安定しません。組織として成長していくためには、個人の知見を会社の資産にしていく取り組みが不可欠です。
経理の属人化を解消するための具体的な4つのステップ
属人化の状態から脱脱却して誰でも業務ができる体制は一朝一夕では作れないため、以下の4つのステップを参考に段階的に作り上げましょう。
- 業務の棚卸しを行いワークフローを「可視化」する
- 業務プロセスを「標準化」して不要な業務を削減する
- 担当者をローテーションして「多能工化」を進める
- 外部サービスの活用も検討する
それぞれのステップについて、具体的な進め方を紹介します。
1.業務の棚卸しを行いワークフローを「可視化」する
まずは現在誰がどのような業務を、どの程度時間をかけて行っているのかを洗い出し、全体像を把握します。業務の一覧表を作成し、それぞれのタスクについての手順や頻度、難易度などを詳細に書き出していきます。
これにより、どこに属人化のリスクが潜んでいるのか、どの業務がボトルネックになっているのかが明確になります。現状を正しく認識するのが属人化解消に向けた最初の一歩であり、最も重要なプロセスです。
2.業務プロセスを「標準化」して不要な業務を削減する
業務の棚卸しができたら、次は担当者ごとの独自のやり方を廃止し、会社として統一された標準的な手順を策定します。その過程で重複している作業や、実は必要のない慣習的な業務が見つかれば、思い切って削減や廃止を行います。
業務をシンプルに整理し、誰がやっても同じ結果が出るような標準フローを構築するのが目的です。標準化が進めば特定のスキルに頼らずに業務を回せるようになり、属人化の解消に大きく近づきます。
3.担当者をローテーションして「多能工化」を進める
業務を標準化して手順書に落とし込めたら、定期的に担当者を入れ替えるジョブローテーションを実施します。複数の社員が同じ業務を経験すれば、特定の担当者に依存する体制が解消され、互いにカバーし合えるようになります。
一人が複数の業務をこなせる「多能工化」が進めば、繁忙期の業務分散や急な欠員への対応もスムーズになります。組織全体としての対応力が向上し、誰かが抜けても業務が回り続ける強固な体制が構築できます。
4.外部サービスの活用も検討する
自社の人員だけですべてを完結させようとせず、アウトソーシングという選択肢を検討するのも有効です。とくに毎月の給与計算や記帳入力といった定型業務を切り出せば、社内のリソースをより利益を生む活動へ振り向けられます。
専門の代行会社と連携すれば、仮に自社の担当者が退職しても業務が滞る心配はありません。代行会社側で常に複数名のチーム体制が組まれているため、属人化のリスクを物理的に遮断できるのが最大の強みです。
ただし重要な財務データを扱うため、委託先を選定する際はセキュリティ体制や過去の実績を慎重に見極めましょう。
属人化解消が企業にもたらすメリット
属人化を解消できれば、リスク回避だけでなく、企業の成長につながる多くのメリットが得られます。主なメリットは以下の3点です。
- 組織としての継続性が担保されリスクヘッジになる
- 業務効率化によりコア業務へ集中できる環境が整う
- 経理の透明性が向上し内部統制の強化につながる
属人化の解消がどのようなプラス効果をもたらすのか、詳細をみていきましょう。
組織としての継続性が担保されリスクヘッジになる
属人化が解消されれば、特定の担当者に何かあっても業務が継続できるため、企業としての安定性が飛躍的に高まります。退職や休職といった予測不能な事態が発生しても、組織全体でカバーできる体制があれば、経営へのダメージを最小限に抑えられます。
事業を長く続けていく上で、人への依存度を下げるのは経営者が取り組むべき最も確実なリスクヘッジの一つです。誰がいなくなっても大丈夫という状態は、経営者にとって大きな安心材料となるはずです。
業務効率化によりコア業務へ集中できる環境が整う
業務の標準化やシステム化によって無駄な作業が削減されると、経理部門全体の業務効率が向上します。これまで手作業や確認作業に追われていた時間が空けば、より付加価値の高い分析業務や経営支援などにリソースを割けるようになります。
経理が単なる事務処理屋ではなく、経営判断に必要な情報を提供する戦略的な部門へと進化するきっかけにもなるでしょう。生産性の高い組織を作るためには、足元の非効率な業務を整理し、コア業務に集中できる環境作りが欠かせません。
経理の透明性が向上し内部統制の強化につながる
業務プロセスが可視化され、情報が共有されるようになると、自然と相互監視の目が届くようになります。これにより不正やミスの発生リスクが大幅に低減し、企業としての信頼性やガバナンスが強化されます。
透明性の高い経理体制は、金融機関や投資家などの外部ステークホルダーに対してもポジティブな評価につながります。健全な経営を行うための土台として、属人化の解消による内部統制の強化は大きな意味を持ちます。
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まとめ
経理の属人化は経営にとって無視できない大きなリスクであり、放置すれば企業の存続にも関わる問題です。業務の可視化や標準化を進めるのは重要ですが、社内のリソースだけで解決するのが難しい場合はアウトソーシングも有効な手段です。
リスクを回避し強い組織を作るために、まずはできるところから一歩を踏み出してみましょう。
監修者
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甲田拓也 (公認会計士税理士甲田拓也事務所 代表)
早稲田大学卒業後、PwCグローバルファームや個人会計事務所を経て現事務所を設立。節税、資金繰り、IPO・マーケ支援を行うプロ会計士として活動。YouTubeでも情報発信中！ |