業務効率化の方法として、多くの企業で採用されている「経理アウトソーシング」。
経理や会計業務を外注することで自社の社員が営業や経営企画など売上に直結する仕事に集中できるメリットがありますが、なかには経理アウトソーシングで失敗する企業もあります。
経理アウトソーシングを成功させて業務を効率化させるためにも、よくある失敗事例を事前に知って対策を取りましょう。
本記事では、経理アウトソーシングを失敗しないために知っておきたい、よくある失敗と対策について解説します。
経理のアウトソーシングとは
経理アウトソーシングとは、企業が自社内の経理業務を外部の専門業者に委託することを指します。
外注できる業務は多岐にわたりますが、主には以下のとおりです。
- 会計処理
- 財務報告
- 税務申告
- 給与計算 など
自社の経理部に関係する業務をすべてアウトソーシングすることができます。
経理のアウトソーシング業者はその道のプロフェッショナルであり、専門的な業務を効率的に進めることができます。外注した企業側は経理業務に充てる仕事のリソースや人件費を節約でき、売上を追いかける業務に集中することが可能です。
企業を立ち上げた直後で経理関係の人材が不足している場合や、業務量が不足して既存の社員では対応しきれなくなった際などは利用を検討できるでしょう。
経理のアウトソーシングでよくある失敗
経理のアウトソーシングは、日々の記帳をはじめ複雑な経理業務を外注することで経営を効率化できます。
ただ、アウトソーシング先の企業と自社の仕組みがマッチしないなどの理由から失敗することもあります。
ここからは、経理アウトソーシングでよくある失敗の詳細をみていきましょう。
コストカットになっていない
コストカットになると思って経理業務をアウトソーシングしたはずなのに、かえってコストがかかってしまったというのは、よくある失敗の1つです。
例えば料金が他社より割安だからというだけで外注先を選んでしまうと、対応してくれる業務範囲が狭く、割高になってしまう可能性もあります。
アウトソーシング先が対応しない業務を結局は自社で行うのでは、人件費の削減は難しいため注意が必要です。
アウトソーシング先の業務フローが自社に合わない
アウトソーシング業者の業務フローが必ずしも自社と合わないことは事前に知っておくべきでしょう。
業者によっては、独自システムを使ってフローを設定することがあり、書式やデータの作成方法などをアウトソーシング側に揃えるように求められる可能性があります。
クライアント側の企業からすればシステムの全面変更で余計な予算が発生したり、使い慣れないシステムによって生産性が上がらなかったりする可能性があります。
事前に業者の業務フローを確認し、自社に合う業者を選択することが重要です。
コミュニケーションがとれない
外注先の企業担当者とうまくコミュニケーションが取れず、失敗する可能性もあります。
経理のアウトソーシングをしても税理士や社労士といった顧問契約先が自社とは異なることや、自社に経理に詳しい人間が少ないことなどが原因でコミュニケーション不足になる可能性があります。
あるいは、外注先の担当者のコミュニケーションが単純に不足しているケースもあるでしょう。
アウトソーシング先を選定するときは、自社の担当者と緊密に連携できる人材が相手先にいるかを確認しておきましょう。
柔軟な対応をしてもらえない
アウトソーシングで委託できる内容に関しては業者ごとに異なり、なかには、クライアントごとの柔軟な対応ができないケースがあります。
企業ごとに必要な業務が異なるのに画一な対応しかされないと、経費精算が遅れたり間違った処理がされたりするリスクが大きくなります。
アウトソーシング先を選ぶ際、どのくらい自社の要望に柔軟に答えてくれるかを確認しておきましょう。
経営状態の把握が遅れてしまう
経理アウトソーシングを利用することの大きなデメリットが、経営状況の把握が遅れがちになってしまうことです。
経理部門は企業の資金状況の管理も仕事に含まれていて、問題があればすぐに経営層に伝える必要があります。
ただ、アウトソーシングをしたばかりに自社で経理業務をやらないようになると問題の発見が遅れ、想定していなかった損失が発生する可能性もあります。
アウトソーシング先の専門性が足りなかった
アウトソーシング先の業者に専門性が欠けていることも、失敗の原因になります。
契約業務以外の仕事内容について知識がなかったり、追加コストを支払わないと対応してくれなかったりするのが好例です。
委託先の業務の品質次第では、アウトソーシングせずに自社で進めたほうが良い可能性もあります。
アウトソーシング先が安心して任せられる専門性を持っているかは、契約前に必ず確認したいものです。
自社の経理担当者を育成できない
経理業務をアウトソーシングするのは便利かつ効率が良いのは確かですが、「自社の経理部門の社員が育たない」というリスクを抱えています。
人材が育つためには業務を担当するのが効率的ですが、業務の大半をアウトソーシングしている企業では育つ環境がありません。
社内に経理の知識を持つ人間がいなくなるのは、自社の状況把握が難しくなるだけでなく、アウトソーシング先とのやりとりも難しくなります。
外注をすれば万事解決するわけではなく、経理部の社員の育成の進め方もセットで考える必要があります。
経理のアウトソーシングで失敗しないための対策
経理のアウトソーシングでの失敗を未然に防ぐために、事前に対策を打つことが大切です。
ここからは、経理のアウトソーシングに失敗しないための対策の詳細を解説します。
アウトソーシングの目的を明確にする
経理アウトソーシングの失敗を防ぐためには、自社の目的を明確にすることが大切です。
例えば業務効率をどこまで高めたいのか、現状の経理担当者が持ち合わせていない専門知識をどこまで補いたいかで、外注する内容が明確になります。
目的がないまま何となく「業務を効率化させたい」ということでは自社で可能な仕事まで外注することになり、余計なコストが発生するでしょう。
また、自社の目的が明確であれば、その目的に強い外注業者を絞り込みやすくなります。
アウトソーシング先の担当者と連絡を密に取る
経理アウトソーシングを利用するときは、外注先の担当者と連絡を密にすることも重要です。
経理業務を委託したあとにそのままにすると、方針や意図が伝わらないまま業務が進められるリスクがあります。また、自社でも経理上の数値の変化を確認しておかないと、経営状況の悪化に気付くのが遅れる可能性もあります。
外注した当初から自社とアウトソーシング業者の担当者同士で緊密にコミュニケーションを取ることで適切な情報共有ができ、人件費を抑えつつ自社の問題に気付きやすくなるでしょう。
失敗しない経理アウトソーシングの選び方
経理のアウトソーシングで失敗しないためには、外注先の業者選びも重要になってきます。
ここからは、アウトソーシング業者の選び方のポイントを解説します。
請け負ってもらえる業務範囲
経理アウトソーシング業者を選定するとき、どこまでの業務を外注できるかは必ず確認しましょう。
経理の仕事には伝票入力や経費精算、売上計上などの通常業務だけでなく、税務申告やコンサルティングといった高度かつ専門知識が求められる業務が多くあります。
請け負ってくれる業務の内容はアウトソーシング業者ごとに違いがあるため、対応範囲が狭い業者では外注したい業務のすべてを依頼できない場合があります。
追加で別の業者に依頼する結果にならないよう、1社で自社が外注を希望する業務をすべてカバーしてくれる業者を選びましょう。
アウトソーシング業者としての実績
アウトソーシング業者としての実績や経験も、外注先の選定には重要な要素です。通常の経理であればどの業者でも問題なく対応してくれますが、専門性が高い内容の場合はその業務の実績がないと失敗される可能性があります。
特に、決算業務を外注したい場合、税理士が在籍している業者を選ぶことをおすすめします。
サポート体制・アフターフォロー
アウトソーシング業者によってサポート体制が異なるため、できる限りアフターフォローが手厚い事業者を選択しましょう。
業者によってアフターフォローやアフターサービスの内容は異なりますが、引き継ぎやマニュアル作成のサポートをしてくれるケースもあります。
ただし、アフターフォローが充実しているほど料金が高いこともあります。費用対効果をみて、自社の困りごとを適格にフォローしてくれる業者が候補になるでしょう。
まとめ
経理アウトソーシングの事業者は全国に数多くあり、その料金体系やサービス内容、アフターフォローの内容はそれぞれ異なります。
事業者選びに失敗しないためにも、自社のどの経理業務を外注したいのか、目的やゴールを明確にしておきましょう。