インストール型の会計ソフトからクラウド会計へ移したいけれど、データの引き継ぎや日々の記帳が特定の担当者に依存していて、移行に踏み切れない経理担当者の方は多いのではないでしょうか。
結論をお伝えすると、移行の成否は決算後や期首という適切なタイミングを選び、余裕あるスケジュールで進められるかどうかで決まります。今回の記事では、乗り換えに最適な時期から具体的な移行手順、引き継ぎで失敗しないための注意点、さらに移行を機に属人化を解消する方法までを解説します。
Contents
会計ソフトの切り替え（乗り換え）に最適なタイミングと契機
会計ソフトの切り替え（乗り換え）に最適なタイミングや契機は、以下のとおりです。
- 最適な移行時期となる決算後や期首
- パソコン買い替えや事業拡大に伴う見直しのサイン
- 期中における会計システム移行のリスクと対策
決算後や期首を軸に乗り換えの契機を見極め、自社に合った移行時期を早めに定めましょう。
1.最適な移行時期となる決算後や期首
会計ソフトの乗り換えに最も適した時期は、事業年度が切り替わる期首、もしくは決算が完了した直後です。期首から新ソフトを動かせば前期との比較が新旧システムをまたがず、移行するデータも前期の残高だけで済むため、作業の負担を大きく抑えられます。
決算後であれば前年度の数字が確定しており、データ漏れも起こりにくく、移行をスムーズに進めやすい状況が整います。3月決算の企業なら、決算作業が完了した6月以降が狙い目になります。繁忙期を避けて十分な準備期間を確保すれば、担当者の混乱を防ぎながら安全に切り替えられるでしょう。
2.パソコン買い替えや事業拡大に伴う見直しのサイン
乗り換えを考えるサインは、決算期以外にもいくつか存在します。古いパソコンのOSが更新されてインストール型ソフトが動かなくなる場面や、サーバーの買い替えを迎える時期は、見直しの好機といえます。
事業が拡大して取引先や従業員が増えると会計処理が複雑になり、現行システムでは売掛金や請求書の管理が追いつかなくなる場面も出てきます。経営者がリアルタイムでの経営状況の把握を求めはじめた場合も、月次決算を早期化できる高機能なクラウド会計への移行どきです。電子帳簿保存法やインボイス制度といった法改正への対応を機に、インストール型から乗り換える企業も増えています。
3.期中における会計システム移行のリスクと対策
期の途中で移行する場合は、旧ソフトと新ソフトのデータを二重管理する負担が生じる点に注意が必要です。期首残高の再設定や、選ぶ手法によっては期首から導入日までの仕訳をすべて入力し直す作業が発生するケースもあり、煩雑になりがちです。
期中に移行する場合、アプローチは大きく2つあります。1つは当期の消費税申告等を見据え、期首に遡って全仕訳を入力し直す方法です。もう1つは、移行時点の残高を『開始残高』として登録し、移行日以前のデータは旧ソフトで参照・保管する方法です。
いずれの場合も繁忙期を外し、十分な準備期間を取って慎重に進めましょう。
会計システム移行のスケジュールと手順
会計システム移行のスケジュールと手順は、以下のとおりです。
- 余裕を持った移行スケジュールの策定
- 現行データ抽出から新ソフトへのインポート
- 新旧システムの並行運用とテスト検証
余裕あるスケジュールを先に固め、データ抽出から並行運用までを段階的に進めましょう。
1.余裕を持った移行スケジュールの策定
移行を成功させる第一歩は、余裕を持ったスケジュールを先に固める準備にあります。理想は決算や繁忙期を避け、比較的落ち着いた時期に実施する進め方です。
スケジュールには、以下の項目を盛り込んでおくと安心です。
- 旧ソフトからのデータ出力期間
- 新ソフトでの試験移行期間
- 不整合の修正期間
- 本番移行日と業務切替日
経理担当・IT部門・ベンダーといった関係者で、誰がどの作業を受け持つかを事前に決めておきましょう。役割分担が曖昧なまま進むと、移行直前に責任の所在が不明確になり、作業が停滞しかねません。
2.現行データ抽出から新ソフトへのインポート
具体的な移行は、旧ソフトと新ソフトの両方を使える状態に整える準備から始まります。おもな流れは、次の手順で進みます。
- 新ソフトで会社情報の登録や補助科目の設定を行い、クラウド型なら銀行口座やカードの連携も済ませる
- 旧ソフトから勘定科目・補助科目・残高・仕訳のデータをCSV形式で書き出す
- 書き出したファイルを新ソフトへインポートして取り込む
ただし、タブや項目の設定が異なると正しく変換できない場合もあります。導入前にインポートがどこまで対応しているかを確認しておくと、後戻りを防げるでしょう。
3.新旧システムの並行運用とテスト検証
移行リスクを抑える有効な方法が、新旧システムを一定期間そろって動かす並行運用です。中小企業なら1か月、中堅企業では1〜3か月ほど両システムで同じ取引を処理し、機能の過不足を確かめる進め方が一般的とされています。
並行運用の期間中に担当者のトレーニングも進めれば、本格運用への移行がなめらかになります。検証では合計額だけを見て安心せず、内訳を1件ずつ目視で確認するほど慎重に突き合わせると安全です。発見した不具合や機能不足はベンダーへ報告し、修正や追加を依頼する流れがおすすめです。
会計ソフトを変更する際の注意点
会計ソフトを変更する際の注意点は、以下のとおりです。
- 他社ソフトへのデータ移行でつまずきやすい点
- 期首残高や固定資産台帳の引き継ぎ漏れ防止
- 自社に合うクラウド会計ソフトの選び方
引き継ぎ漏れと科目体系の不一致に気を配り、自社に合うソフト選びを丁寧に進めましょう。
1.他社ソフトへのデータ移行でつまずきやすい点
他社ソフトへ乗り換える際につまずきやすいのが、勘定科目や科目コードの体系の違いです。移行前にソフト間で科目体系を揃えておかないと、同じ名称の科目が重複し、残高試算表の数字が合わなくなる恐れがあります。
freeeやマネーフォワード、弥生といった主要なクラウド会計は他社データの取り込みに対応しているものの、変換の前後では一定の確認と調整が欠かせません。手作業での調整に不安が残る場合は、移行作業に慣れた専門家へ任せると安全です。設定の誤りは後から気づきにくいため、無理に独力で抱え込まず、早めに相談する姿勢が大切になります。
2.期首残高や固定資産台帳の引き継ぎ漏れ防止
引き継ぎで漏れやすいのが、期首残高と固定資産台帳のデータです。移行前に前期の残高試算表や、開始残高を確認する貸借対照表を手元へ用意しておくと、設定ミスを防ぎやすくなります。
固定資産はソフトによってインポート機能の有無が分かれ、手入力での登録が必要な製品も残っている可能性があります。減価償却費の仕訳を取り込む際は、重複して計上されないよう作成設定に気を配る必要があります。設定を誤ると毎月誤った残高が計算され続け、気づきにくいため、移行後の確認を丁寧に行いましょう。
3.自社に合うクラウド会計ソフトの選び方
ソフト選びでは、知名度ではなく自社の規模・業種・用途に合うかどうかを軸に据える姿勢が大切です。中小企業なら月次決算の早期化や複数人での同時利用、税理士とのデータ共有のしやすさが判断材料になります。
メインバンクが自動連携に対応しているか、顧問税理士が推奨するソフトがあるかも、導入前に確かめておきましょう。簿記に不安があるなら入力負担の軽いソフト、バックオフィスを統合したいなら連携範囲の広いソフトと、重視する観点で候補は変わってきます。なお、料金やプランは改定される場合があるため、最新の内容は各社の公式サイトで確認すると安心です。自社だけで絞り込めない場合は、ソフトの選定から移行まで支援を受けられる経理代行サービスへ相談する方法も選べます。
移行を機に経理の属人化を解消する方法
移行を機に経理の属人化を解消する視点は、以下のとおりです。
- 移行は業務標準化とマニュアル整備の好機
- 移行作業から移行後の運用まで外部に任せる
移行を業務標準化の好機ととらえ、属人化しない経理体制づくりを同時に進めましょう。
1.移行は業務標準化とマニュアル整備の好機
会計ソフトの移行は、これまでの業務フローを見直す絶好の機会になります。担当者の頭のなかにしかない処理手順を洗い出し、新ソフトの運用ルールとしてマニュアル化すれば、特定の人に依存しない体制へ近づけます。
移行のタイミングで入力ルールや勘定科目の使い方を統一しておくと、引き継ぎや教育もしやすくなります。属人化を放置すると、担当者の急な不在で経理が止まる恐れがあるため、移行を機に標準化へ踏み出す価値は大きいといえます。誰が見ても流れがわかる経理を目指して、仕組みづくりを進めましょう。
2.移行作業から移行後の運用まで外部に任せる
移行作業や移行後の記帳に不安が残る場合は、外部の専門家へ任せる選択肢があります。クラウド会計に詳しい税理士や経理代行サービスへ相談すれば、ソフトの選定から期首残高の入力、初期設定、日々の運用まで幅広く支援を受けられます。
IT導入補助金の対象プランを使えば、導入費用を抑えながら専門家の支援を得る道も開けます。経理業務をまるごとアウトソースすれば、担当者の退職リスクを避けつつ、導入事例によっては30〜40%ほどのコスト削減も見込めます。本業に集中できる環境づくりとして、外部の力を前向きに活用していきましょう。
クラウド会計の移行・運用を任せるなら経理代行サービス「クラソリュ」
クラウド会計への移行から日々の記帳までまとめて任せたい場合は、税理士による経理代行サービスのクラソリュにご相談ください。弊社は、クラウド会計の導入支援に加え、試算表の作成や給与計算、経費精算、請求書発行、振込代行までをオンラインで完結できる体制を整えています。
基本的に同じチームが継続して担当するため業務が標準化され、担当者の退職や不在で経理が止まるリスクを抑えられます。顧問税理士を変更する必要はなく、導入事例では30〜40%のコスト削減も実現してきました。属人化しがちなバックオフィスをプロへ任せ、経営資源を本業へ集中させていきましょう。
まとめ
会計ソフトの乗り換えは、期首または決算直後に行うのが最も安全で、繁忙期を避けて余裕あるスケジュールを組む流れが成功の鍵になります。
手順としては、旧ソフトからデータを書き出し、新ソフトへインポートし、一定期間の並行運用で検証する進め方が基本です。とくに期首残高や固定資産台帳の引き継ぎ漏れ、科目体系の不一致による試算表の狂いには、十分な注意を払いましょう。
さらに、移行は業務を標準化して属人化を解消する好機でもあります。自社だけで抱え込まず、ソフト選定から移行作業、移行後の運用まで支援する経理代行サービスも視野に入れ、決算期から逆算して計画的に進めてください。
監修者
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甲田拓也 (公認会計士税理士甲田拓也事務所 代表)
早稲田大学卒業後、PwCグローバルファームや個人会計事務所を経て現事務所を設立。節税、資金繰り、IPO・マーケ支援を行うプロ会計士として活動。YouTubeでも情報発信中！ |